Même si l’importance n’est sans doute pas la même, les particuliers et les entreprises sont tenus de conserver des documents, pendant un certain laps de temps. Ces documents sont appelés dans le cadre professionnel des archives. Au bout de quelques années de fonctionnement, une activité peut en avoir généré des milliers. Il est donc important d’adopter ce que l’on appelle une politique d’archivage. Pourquoi cela revêt-il une telle importance et comment procéder ?
Pourquoi faut-il conserver ses archives quand on est entrepreneur?
Une entreprise, si elle fonctionne correctement, émet bon nombre de documents. Il est coutumier qu’elle en reçoive également. Devis, factures, documents fiscaux, administratifs et commerciaux jouent tous une importance dans l’activité. Selon leur nature, ils peuvent avoir (ou pas) une certaine valeur juridique. Cela signifie qu’ils peuvent faire office de preuve, pendant une période donnée.
Le hic étant qu’entre plusieurs documents de même nature, la durée de conservation peut sensiblement varier. Il faut donc faire extrêmement attention quand on les trie, pour ne pas supprimer des papiers qui pourraient sortir l’entreprise d’une situation litigieuse ou encore lui permettre de passer sereinement, l’épreuve tant redoutée, mais pourtant inéluctable d’un contrôle fiscal.
C’est pour ne pas faire d’erreur que bon nombre d’entreprises externalisent la gestion de leurs documents professionnels à des sociétés d’archivage. Car comme vous allez le voir, les règles d’archivage sont relativement complexes.
Archivage : comment faire pour rester maitre de ses documents professionnels ?
Afin d’avoir un système d’archivage cohérent, il est impératif de respecter certaines étapes. Il faut être certain de posséder tous les documents importants. Il est indispensable de les inventorier. Mais comment savoir ce qui se cache dans tous ces cartons, si tous vos papiers ont été laissés à l’abandon ?
Première étape, il faut, feuille après feuille, procéder au récolement de vos archives. Ce tri consiste à vérifier la durée de conservation de chacun d’entre eux, pour voir si votre document est encore en cours de validité. Si ce n’est pas le cas, vous devez veiller à le supprimer, sans que les données qu’il contient puissent être récupérées.
Tous les documents restants doivent être classés. L’ordre que vous allez leur donner est déterminant, car il va vous suivre pendant toute votre activité.
Enfin, il faut les ranger. Allez-vous préférer des boites par année, des dossiers suspendus par client ? C’est à vous de le déterminer.
N’hésitez pas à prendre un peu de recul sur la pièce dans laquelle vous allez entreposer vos papiers. Il faut qu’elle se prête à cela. Il ne faut pas par exemple qu’elle soit trop humide ou encore que les rongeurs y aient accès. Même si leur présence est facilement détectable, ce n’est pas le seul prédateur du papier que vous devez redouter. Dans ce cadre, les cafards sont tout à fait redoutables.
Enfin, l’archivage ne suppose plus uniquement les papiers, mais aussi les documents numériques. Si tout cela vous semble compliqué à mettre en place, demandez rapidement de l’aide. Plus une salle d’archives est remplie, plus cela représente de travail.
